PRIVACYVERKLARING

Wanneer je op mijn website actief bent of contact met mij opneemt deel je soms persoonsgegevens met mij. Ik ga zorgvuldig met deze gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leg ik je uit welke gegevens ik van je verzamel en wat ik met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Belermo, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.
Belermo, gevestigd aan de St.-Pietersberg 68 te De Meern, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar erika@belermo.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
Ik verzamel geen bijzondere persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker van mijn websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via erika@belermo.nl mailto:info@studioaandekust.nlen dan verwijder ik, indien mogelijk, deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

Wanneer verwerk ik jouw persoonsgegevens?
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor mij hebt. Je kunt mij bellen, e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden in verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van je op. Op die manier weet ik wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor mij hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op:

– Naam
– E-mailadres
– Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen.
Voordat ik voor je aan de slag ga kan ik je een offerte toesturen. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:

– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om een overeenkomst uit te voeren, contact op te nemen voor kennismakingsgesprekken, aantekeningen en/of opnamen van gesprekken te maken, afspraken met je te kunnen maken, een urenregistratie bij te houden en je na afloop een evaluatieformulier toe te kunnen sturen.
Als je bij mij diensten afneemt dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4. Om aangiftes op te stellen en in te dienen, jaarrekeningen en/of rapportages op te stellen, de loonadministratie te doen, en/of contact met de Belastingdienst of andere overheidsinstellingen te onderhouden.
Wanneer ik aangiftes voor je ga opstellen en indienen, jaarrekeningen en/of rapportages ga opstellen en/of contact heb met diverse instellingen sla ik de volgende gegevens op:

– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– BSN-nummer
– BTW-ID nummer
– Fiscale jaaroverzichten
– Bankrekeningnummer
– Omzetbelasting nummer
– Inkomensgegevens
– Belastingaanslagen
– RSIN-nummer
– Salarisgegevens en arbeidsvoorwaarden
– De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

5. Om de boekhouding te kunnen verwerken.
Als je mij vraagt de boekhouding te doen slaan wij de volgende gegevens op:

– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– BSN-nummer
– BTW-ID nummer
– Fiscale jaaroverzichten
– Bankrekeningnummer

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

6. Om je te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan start ik een incassotraject. In verband met facturatie & incasso sla ik de volgende gegevens van je op:

– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– BTW-ID nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

7. Om je mijn nieuwsbrieven toe te sturen.
Als je bij mij hebt aangegeven dat je mijn nieuwsbrief wilt ontvangen sla ik de volgende gegevens van je op:

– Naam
– E-mailadres

Wettelijke grondslag: toestemming.

8. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in mijn dienstverlening.
Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stel ik je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn nieuwsbrief systeem te verwerken:

– Naam
– E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Cookies en vergelijkbare technieken die ik gebruik
Belermo gebruikt functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Ik gebruik cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld.

Als ik je toestemming nodig heb om cookies te mogen plaatsen dan vraag ik je dit tijdens je eerste bezoek aan mijn website. Ik verwijs je daarbij ook naar mijn cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Doorgifte aan partners
Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

– Mijn nieuwsbrieven versturen (Active Campaign)
– Mijn betalingen & incasso’s afhandelen (Yuki)
– Mijn webhosting & e-mail verzorgen (Flexwebhosting)
– Mijn online meetings verzorgen (Zoom)
– Mijn online agenda verzorgen (Harmonizely)
– Overige programma’s die ik gebruik (Fiscaal Gemak, NMBRS)

Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.

Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben.

Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden
In principe deel of verkoop ik je gegevens niet met personen of organisaties buiten Belermo, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht word om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens
Belermo heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang ik samenwerken met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteer ik verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om mij te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijder ik 2 jaar na ons laatste contact.

E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Je gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in mijn facturatiesysteem.

Aangiften en belastingaanslagen:
Aangiften en belastingaanslagen verwijder ik na de wettelijke bewaartermijn van de belastingaangiften tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.

Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Belermo. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar erika@belermo.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.

Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraag ik je deze ook mee te sturen. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Belermo wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houd ik mij aan de meldplicht datalekken en meld ik dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vraag ik je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met mij te delen door een e-mail te sturen naar erika@belermo.nl. Ik kan dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Belermo verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Belermo accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Belermo om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen mijn bedrijf.

In ieder geval raad ik je aan mijn privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van mijn privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Belermo ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail of per post:

Belermo
T.a.v.: Erika Mouthaan
St.-Pietersberg 68
3453 PL De Meern

Belermo is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71559078.
Versie: januari 2023